Finanse

Klienci, kontrakty i zamówienia

Kartoteka klienta łączy dane firmy z projektami i kontraktami. W kontrakcie zapisujesz okres współpracy, walutę, wartość, model rozliczeń i osoby, które mają do niego dostęp.

Umowa może być ramowa lub jednorazowa. Zamówienia pod nią mają własne terminy i powiązania z projektami. Do umowy dołączysz dokumenty i ustalisz zasady rozliczenia czasu, stałej kwoty albo obu tych form.

• Numer wewnętrzny i numer umowy klienta.
• Przypisane projekty, pracownicy i ich role.
• Stawki z okresami obowiązywania oraz warunki dopłat za nadgodziny.
• Załączniki i historia zmian kontraktu.

Rozliczenie na podstawie czasu pracy

Wpisy czasu z zadań trafiają do kalkulacji zamówienia. System dobiera stawkę obowiązującą w dniu pracy, zgodnie z rolą, umiejętnością i poziomem pracownika. Stawki zamówienia mają pierwszeństwo przed stawkami kontraktu.

Ustawisz sposób zaokrąglania czasu, minimalną jednostkę rozliczenia i próg krótkich wpisów pomijanych w wycenie. Kalkulacja uwzględnia również dopłatę za nadgodziny, jeśli przewiduje ją zamówienie.

• Podgląd wycenionego czasu i kwot przed zatwierdzeniem.
• Osobne zestawienie pracy płatnej i rozliczanej bez opłaty.
• Wskazanie wpisów bez pasującej stawki lub pracownika w obsadzie kontraktu.

Umowy i koszty pracowników

Przy pracowniku zapisujesz typ i okres umowy, kwotę, wymiar etatu, stanowisko oraz firmę zatrudniającą. Możesz też ustawić datę i treść przypomnienia.

Koszty pracy są liczone według zasad przypisanych do typu umowy. Raport rozróżnia koszty szacowane i rzeczywiste, a składniki wynagrodzeń z Optimy można przeglądać w historii pracownika. Dostęp do danych finansowych wymaga uprawnień i dodatkowego potwierdzenia tożsamości.

Do pracownika przypiszesz też potrącenia jednorazowe lub obowiązujące przez wskazany okres. Potrącenia można uwzględnić przy płatności dokumentu.

Koszty i rentowność

Raport kosztów pracy pokazuje wydatki na pracowników i ich podział według zarejestrowanego czasu, w tym na projekty i klientów.

Miesięczne zestawienie przychodów i kosztów pokazuje marżę dla klienta oraz pracownika. Obie strony wyliczenia korzystają z tej samej podstawy czasu pracy. Możesz przejść od podsumowania do szczegółów współpracy konkretnej osoby z klientem.

Dokumenty z ustaloną ścieżką akceptacji

Określasz typy dokumentów, statusy i osoby uprawnione do kolejnych decyzji. Przejście do następnego etapu może automatycznie przekazać dokument właściwej osobie i wysłać powiadomienie e-mail.

Historia zachowuje informacje o zmianach statusu. Dokumenty uwzględniane w kosztach pracy mogą po akceptacji uruchomić ponowne przeliczenie kosztu za dany miesiąc.

Rozliczanie delegacji

W delegacji zapisujesz odcinki podróży, środek transportu, koszty i zapewnione posiłki. System oblicza diety, pomniejszenia za posiłki oraz koszt przejazdu według kilometrażu lub wpisanej kwoty biletu.

Stawki dobierane są do daty rozpoczęcia wyjazdu. Wynik trafia do dokumentu, który przechodzi przez skonfigurowaną ścieżkę akceptacji.

Dane z Optimy i pliki przelewów

Import z Optimy dostarcza składniki wynagrodzeń i płatności. Z wybranych list płac przygotujesz pliki przelewów oraz podsumowanie liczby osób i kwot.

Przed eksportem system sprawdza kompletność danych. Brak rachunku, nierozpoznany pracownik lub odrzucona płatność wymagają wyjaśnienia przed przygotowaniem pliku.