Polityka prywatności say.work
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest „9 BITS” spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Solec 81 B, lok. A-51, 00-382 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000323228, NIP 7010174828, REGON 141733294 (dalej: „Administrator”, „my”).
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych możesz pisać na adres iodo@9bits.pl albo listownie na adres siedziby, z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.
Polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe w związku z rejestracją firmy i korzystaniem z platformy say.work, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
2. Kogo dotyczy polityka
Polityka dotyczy danych, których jesteśmy administratorem:
- osób, które rejestrują firmę w formularzu na say.work, w tym osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą;
- osób reprezentujących klienta i kontaktujących się z nami w sprawie umowy, rozliczeń i pomocy;
- użytkowników platformy — w zakresie ich kont, logowania i bezpieczeństwa usługi.
Polityka nie obejmuje danych, które klient wprowadza do swojej firmy na platformie, np. danych pracowników, czasu pracy, nieobecności czy wynagrodzeń. Ich administratorem jest klient, a my przetwarzamy je wyłącznie na jego zlecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawartej w Regulaminie (art. 28 RODO). O te dane pytaj swojego pracodawcę lub zleceniodawcę.
3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy
| Dane | Skąd |
|---|---|
| Imię, nazwisko, e-mail, telefon osoby zakładającej firmę | od Ciebie, z formularza rejestracji |
| Nazwa firmy, NIP lub numer VAT UE, adres, kraj | od Ciebie; nazwę i adres podpowiadamy z publicznych rejestrów: polskiej bazy REGON prowadzonej przez Główny Urząd Statystyczny (dla firm z Polski) i unijnego systemu VIES (dla firm z UE) |
| Wybrane moduły, liczba użytkowników, adres firmy na platformie, dane demo | od Ciebie, z formularza rejestracji |
| Dane konta i logowania: e-mail, hasło (zapisane wyłącznie jako skrót), kody jednorazowe, adres IP, przeglądarka, czas logowania | powstają podczas aktywacji i korzystania z platformy |
| Dane rozliczeń: faktury, status płatności | powstają w trakcie umowy |
| Treść korespondencji z nami | od Ciebie |
NIP i adres firmy są danymi osobowymi tylko wtedy, gdy firmę prowadzi osoba fizyczna, np. w jednoosobowej działalności gospodarczej.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Rozpatrzenie zgłoszenia, założenie firmy na platformie i wysłanie linku do ustawienia hasła | art. 6 ust. 1 lit. b — działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie |
| Świadczenie usługi: konta, logowanie, okres próbny, obsługa klienta | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy |
| Wystawianie faktur, księgowość, przechowywanie dokumentów rozliczeniowych | art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny (przepisy podatkowe i o rachunkowości) |
| Bezpieczeństwo platformy: ochrona przed nadużyciami, ograniczenie liczby zgłoszeń, rejestr zdarzeń bezpieczeństwa | art. 6 ust. 1 lit. f — nasz prawnie uzasadniony interes |
| Sprawdzenie danych firmy w GUS i VIES | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes (rzetelne dane kontrahenta) |
| Kontakt w sprawach umowy, zmian usługi i bezpieczeństwa | art. 6 ust. 1 lit. b i f |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes |
Nie wysyłamy informacji marketingowych bez Twojej osobnej zgody.
5. Jak długo przechowujemy dane
| Sytuacja | Okres |
|---|---|
| Zgłoszenie odrzucone | 30 dni od odrzucenia, potem trwałe usunięcie |
| Firma nieaktywowana (link do ustawienia hasła wygasł po 3 dniach) | trwałe usunięcie firmy i zgłoszenia w najbliższą noc po wygaśnięciu linku |
| Okres próbny (7 dni) zakończony bez zakupu | 7 dni od zablokowania firmy, potem trwałe usunięcie |
| Firma zablokowana za brak płatności | 30 dni od blokady, potem trwałe usunięcie |
| Rezygnacja z platformy | do końca opłaconego miesiąca, potem 30 dni na pobranie eksportu danych i trwałe usunięcie |
| Faktury i dokumenty rozliczeniowe | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (przepisy podatkowe) |
| Dane potrzebne do obrony roszczeń | do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
Dane w kopiach zapasowych znikają razem z kolejnymi cyklami kopii. Dane finansowe firmy są szyfrowane jej własnym kluczem, a usunięcie firmy niszczy ten klucz — jej dane stają się wtedy nieczytelne także w starszych kopiach.
6. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych. Dostęp do nich ograniczamy do niezbędnego minimum:
- platforma i nasz serwer poczty działają na naszych własnych serwerach, umieszczonych w wynajętej serwerowni Beyond.pl w Poznaniu (Polska); Beyond.pl zapewnia pomieszczenie, zasilanie i łącza, ale nie ma dostępu do danych na serwerach;
- biuro rachunkowe, które prowadzi naszą księgowość, otrzymuje wyłącznie dane z faktur i dokumentów rozliczeniowych, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania i z obowiązkiem poufności;
- w 9 BITS dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które zatwierdzają zgłoszenia, obsługują klientów i zajmują się rozliczeniami — z obowiązkiem poufności.
Przy sprawdzaniu firmy przesyłamy wyłącznie numer NIP do Głównego Urzędu Statystycznego albo numer VAT UE do systemu VIES Komisji Europejskiej. Dane możemy też udostępnić organom państwowym, gdy wymaga tego prawo.
Bez przekazywania poza Europejski Obszar Gospodarczy. Platforma, jej dane i poczta działają na serwerach w Polsce. Nie przekazujemy Twoich danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
7. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niepełnych;
- usunięcia danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania;
- ograniczenia przetwarzania;
- przeniesienia danych, które od Ciebie otrzymaliśmy, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
Aby skorzystać z tych praw, napisz na iodo@9bits.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
8. Pliki cookie i pamięć przeglądarki
Platforma używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania:
| Plik / dane | Po co | Jak długo |
|---|---|---|
| cookie sesji (token dostępu) | utrzymanie zalogowania | do wylogowania lub wygaśnięcia sesji |
| cookie ochrony przed atakami CSRF | bezpieczeństwo zapisu danych | jak sesja |
| pamięć przeglądarki: język i ustawienia widoku | zapamiętanie Twoich preferencji | do ich usunięcia w przeglądarce |
Na platformie nie używamy cookie analitycznych ani reklamowych. Strona informacyjna www.say.work używa dodatkowo narzędzi Google — opisuje je sekcja 10.
9. Pozostałe informacje
Bezpieczeństwo. Dane każdej firmy na platformie są oddzielone od danych innych firm. Połączenia są szyfrowane (HTTPS), hasła zapisujemy wyłącznie jako skrót, a dane finansowe przechowujemy zaszyfrowane osobnym kluczem każdej firmy. Dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby.
Dobrowolność. Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy rozpatrzyć zgłoszenia ani założyć firmy na platformie.
Brak profilowania. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu. Każde zgłoszenie rejestracji zatwierdza człowiek.
Zmiany polityki. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników platformy e-mailem lub komunikatem w aplikacji. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem say.work/polityka-prywatnosci (wersja angielska: say.work/en/privacy-policy) i przy formularzu rejestracji.
10. Strona www.say.work
Strona informacyjna www.say.work prowadzi do formularza rejestracji (start.say.work). Formularz jest częścią platformy, a dane z niego przetwarzamy zgodnie z pkt 3–5. Na samej stronie informacyjnej korzystamy z usług zewnętrznych:
| Usługa | Po co | Jakie dane |
|---|---|---|
| Google Tag Manager i narzędzia analityczne Google (Google Ireland Ltd.) | statystyki odwiedzin, rozwój strony | adres IP, identyfikatory cookie, informacje o przeglądarce i odwiedzanych podstronach |
| Google Fonts (Google Ireland Ltd.) | wyświetlenie czcionek | adres IP przy pobraniu czcionki |
| Calendly (Calendly LLC, USA) | umówienie prezentacji — po kliknięciu w link „Spotkanie” | dane podane w formularzu Calendly, zgodnie z polityką Calendly |
Cookie analityczne zapisujemy tylko za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookie na stronie albo w przeglądarce.
Google i Calendly mogą przetwarzać dane w USA. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework), w którym obie firmy uczestniczą. Na samej platformie say.work danych poza Europejski Obszar Gospodarczy nie przekazujemy.