← Strona główna

Regulamin say.work

§ 1. Postanowienia ogólne i definicje

  1. Regulamin określa zasady korzystania z platformy say.work oraz świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  2. Usługodawcą jest „9 BITS” spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Solec 81 B, lok. A-51, 00-382 Warszawa, KRS 0000323228, NIP 7010174828, REGON 141733294 (dalej: „Usługodawca”).
  3. Pojęcia użyte w Regulaminie:
    • Platforma — aplikacja say.work dostępna przez przeglądarkę;
    • Klient — przedsiębiorca, który zarejestrował firmę na Platformie i zawarł umowę z Usługodawcą;
    • Firma — wydzielona przestrzeń Klienta na Platformie, dostępna pod własnym adresem (np. nazwa.say.work), oddzielona od danych innych Klientów;
    • Administrator Klienta — osoba, która zarejestrowała Firmę, oraz osoby, którym Klient nadał takie uprawnienia;
    • Użytkownik — osoba korzystająca z Platformy w ramach Firmy Klienta;
    • Moduł — zestaw funkcji Platformy, który Klient wybiera i opłaca osobno;
    • Seat — miejsce dla jednego Użytkownika (konto); seat zewnętrzny — miejsce dla Użytkownika z dostępem wyłącznie do zadań i projektów;
    • Okres próbny — 7 dni bezpłatnego korzystania z Platformy od aktywacji Firmy;
    • Cennik — aktualne ceny Modułów i seatów prezentowane na stronie www.say.work i w formularzu rejestracji.
  4. Platforma jest przeznaczona dla przedsiębiorców i wspiera ich w prowadzeniu działalności gospodarczej. Klienci prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą korzystać z ochrony opisanej w § 8 ust. 11–12.
  5. Zasady przetwarzania danych osobowych, których administratorem jest Usługodawca, opisuje Polityka prywatności. Zasady przetwarzania danych wprowadzanych przez Klienta do Firmy określa § 10 (umowa powierzenia).

§ 2. Usługa i wymagania techniczne

  1. Usługodawca udostępnia Klientowi Platformę w modelu subskrypcji: dostęp do wybranych Modułów dla określonej liczby użytkowników (seatów), w zamian za opłatę miesięczną.
  2. Każda Firma działa pod własnym adresem i ma dane oddzielone od danych innych Klientów. Moduł Finanse działa w osobnej, szyfrowanej części Platformy (sejf), z dodatkowym logowaniem kodem jednorazowym.
  3. Do korzystania z Platformy potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Edge, Firefox lub Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie oraz adres e-mail.
  4. Zakazane jest dostarczanie przez Użytkowników treści o charakterze bezprawnym.
  5. Usługodawca rozwija Platformę i może zmieniać jej funkcje, o ile zmiana nie ogranicza istotnie funkcji Modułów, za które Klient zapłacił.

§ 3. Rejestracja, zatwierdzenie i aktywacja

  1. Klient składa zgłoszenie przez formularz rejestracji: podaje dane firmy, dane osoby zakładającej, adres Firmy na Platformie, wybrane Moduły, liczbę seatów oraz akceptuje Regulamin i Politykę prywatności.
  2. Usługodawca rozpatruje każde zgłoszenie i może je zatwierdzić albo odrzucić, w szczególności gdy dane są nieprawdziwe lub adres Firmy wprowadza w błąd albo narusza prawa osób trzecich.
  3. Po zatwierdzeniu Usługodawca zakłada Firmę i wysyła na adres e-mail osoby zakładającej jednorazowy link do ustawienia hasła, ważny 3 dni. Jeżeli hasło nie zostanie ustawione w tym terminie, Firma i zgłoszenie są trwale usuwane, a Klient może złożyć nowe zgłoszenie.
  4. Aktywacja polega na ustawieniu hasła przez link z ust. 3. Z chwilą aktywacji zostaje zawarta umowa o świadczenie usług na czas nieokreślony, a osoba zakładająca otrzymuje uprawnienia Administratora Klienta.
  5. Osoba składająca zgłoszenie oświadcza, że jest uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu Klienta, w tym do zawarcia umowy i zaciągania zobowiązań finansowych wynikających z Regulaminu i Cennika — jako osoba uprawniona do reprezentacji Klienta albo na podstawie pełnomocnictwa. Usługodawca może poprosić o dokument potwierdzający to uprawnienie.
  6. Takie samo oświadczenie składa Administrator Klienta przy każdej czynności w Platformie, która zmienia wysokość opłat, w szczególności przy potwierdzeniu zakupu po Okresie próbnym, dokupieniu seatów lub Modułów i podniesieniu poziomu Modułu.
  7. Zapłata faktury albo dalsze korzystanie z Usługi przez Klienta oznacza potwierdzenie umowy i czynności, o których mowa w ust. 5 i 6, także gdyby osoba, która ich dokonała, nie miała umocowania (art. 103 Kodeksu cywilnego).

§ 4. Okres próbny i dane demo

  1. Przez 7 dni od aktywacji Klient korzysta z Platformy bezpłatnie (Okres próbny).
  2. Aby korzystać z Platformy po Okresie próbnym, Klient potwierdza zakup w Platformie. Od 8. dnia od aktywacji zaczyna się okres płatny.
  3. Jeżeli Klient nie potwierdzi zakupu, Firma zostaje zablokowana, a jej dane są przechowywane jeszcze przez 7 dni. W tym czasie Klient może potwierdzić zakup i ponownie korzystać z Platformy. Po tym terminie dane Firmy są trwale usuwane.
  4. Przy rejestracji Klient może wybrać dane demonstracyjne (fikcyjna firma) dla wybranych Modułów. Dane demo działają wyłącznie w Okresie próbnym.
  5. Z chwilą potwierdzenia zakupu wszystkie dane Firmy są usuwane w całości — dane demo oraz wszystko, co Klient dodał w Okresie próbnym. Zostają konta Użytkowników, wybrane Moduły i ustawienia Firmy. Jeżeli Klient nie wybrał danych demo, przy zakupie nic nie jest usuwane.
  6. Platforma informuje o zasadzie z ust. 5 w formularzu rejestracji, przez cały Okres próbny oraz przed potwierdzeniem zakupu.

§ 5. Moduły, seaty i ceny

  1. Klient wybiera co najmniej jeden Moduł. Moduły Projekty i HR mają poziom podstawowy i rozszerzony; poziom rozszerzony obejmuje podstawowy. Moduł Finanse wymaga Modułu Projekty.
  2. Opłata miesięczna to iloczyn liczby seatów i sumy cen wybranych Modułów według Cennika, powiększony o opłatę za seaty zewnętrzne. Każdy seat jest opłacany za każdy wybrany Moduł.
  3. Klient płaci za liczbę zakupionych seatów niezależnie od tego, czy konta są aktywne. Liczba kont w Firmie nie może przekroczyć liczby seatów.
  4. Seat zewnętrzny ma stałą cenę według Cennika, niezależną od wybranych Modułów, i daje dostęp wyłącznie do zadań i projektów.
  5. Klienci z Polski płacą w złotych (PLN), pozostali w euro (EUR). Ceny są cenami netto; do faktury doliczamy podatek VAT według obowiązujących przepisów.
  6. Klient może w każdej chwili dokupić seaty, Moduły albo podnieść poziom Modułu. Zmiana działa od razu, a opłatę za bieżący miesiąc liczymy proporcjonalnie od dnia zmiany do końca miesiąca.
  7. Usługodawca może zmienić Cennik, informując Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni. Nowe ceny obowiązują od kolejnego okresu rozliczeniowego po upływie tego terminu; Klient, który się na nie nie zgadza, może zrezygnować zgodnie z § 7.

§ 6. Płatności, faktury i blokada

  1. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. Usługodawca wystawia fakturę z góry za każdy miesiąc, a za dokupione seaty i Moduły — fakturę za część miesiąca wyliczoną proporcjonalnie (§ 5 ust. 6).
  2. Klientom z Polski Usługodawca wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF); faktura jest otrzymana z chwilą nadania jej numeru w KSeF. Pozostałym Klientom wysyła faktury w formie elektronicznej, a Klient je akceptuje. Wszystkim Klientom Usługodawca wysyła dodatkowo fakturę (dla Klientów z Polski — jej wizualizację z numerem KSeF) na adres e-mail podany przy rejestracji albo później zmieniony.
  3. Termin płatności wynosi 7 dni od wystawienia faktury. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.
  4. Jeśli Klient nie zapłaci w terminie, Usługodawca może zablokować dostęp do Firmy po 7 dniach od dnia, w którym minął termin płatności. W czasie blokady Użytkownicy widzą informację o zawieszeniu, a pierwszy Administrator — ekran z zaległą fakturą.
  5. Po zaksięgowaniu zaległej płatności Usługodawca bez zbędnej zwłoki przywraca dostęp. Dane Firmy pozostają nienaruszone.
  6. Jeśli blokada trwa 30 dni, Usługa wygasa, a Usługodawca trwale usuwa dane Firmy. Na 7 dni przed usunięciem wysyła Klientowi przypomnienie.
  7. Blokada nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty za okres, w którym Usługa była świadczona. Usługodawca może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

§ 7. Zmiany zamówienia, rezygnacja i usunięcie danych

  1. Zmniejszenie liczby seatów, obniżenie poziomu Modułu albo rezygnacja z Modułu nie są dostępne w formularzu ani w panelu Administratora. Klient zgłasza je e-mailem, a Usługodawca rozpatruje zgłoszenie indywidualnie, z uwagi na dane wprowadzone do Modułów i zależności między nimi. Uzgodniona zmiana działa od pierwszego dnia kolejnego miesiąca; opłata za bieżący miesiąc nie jest zwracana.
  2. Ani rezygnacja z Modułu, ani obniżenie jego poziomu nie usuwa danych — są ukryte i wracają po ponownym zakupie, o ile Usługa nie wygasła. Dane Firmy są usuwane wyłącznie w przypadkach opisanych w § 4 ust. 3 i 5, § 6 ust. 6 oraz ust. 6 poniżej.
  3. Przed zmniejszeniem liczby seatów Klient dezaktywuje nadmiarowe konta. Bez tego zmiana nie wejdzie w życie.
  4. Klient może zrezygnować z całej Usługi w panelu Administratora albo e-mailem. Usługa działa do końca opłaconego miesiąca.
  5. Po zakończeniu Usługi Klient ma 30 dni na pobranie eksportu danych: plików CSV dla każdego Modułu oraz załączników. W tym czasie Firma działa tylko w trybie eksportu.
  6. Po upływie 30 dni Usługodawca trwale usuwa dane Firmy, w tym dane Użytkowników, załączniki i klucz szyfrujący dane finansowe. Kopie zapasowe wygasają w kolejnych cyklach; po zniszczeniu klucza dane finansowe są w nich nieczytelne.
  7. Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez okresu wypowiedzenia — gdy Klient rażąco narusza Regulamin, w szczególności § 8 ust. 1. W obu przypadkach Klient zachowuje prawo do eksportu z ust. 5.

§ 8. Obowiązki Klienta, dostępność i odpowiedzialność

  1. Klient korzysta z Usługi zgodnie z prawem i Regulaminem. Nie wprowadza treści naruszających prawo lub prawa osób trzecich, nie próbuje uzyskać dostępu do danych innych firm, nie obciąża celowo platformy i nie odsprzedaje Usługi bez zgody Usługodawcy.
  2. Klient odpowiada za konta swoich Użytkowników: nadaje im uprawnienia, dba o poufność haseł i niezwłocznie zgłasza podejrzenie nieuprawnionego dostępu. Do kont Administratorów zalecamy włączenie logowania dwuskładnikowego.
  3. Klient odpowiada za treść danych wprowadzanych do Firmy i za to, że ma podstawę prawną do ich przetwarzania.
  4. Dostęp do danych finansowych w Firmie ma wyłącznie lista osób ustalona na pisemną prośbę Klienta; Usługodawca wprowadza ją i zmienia tylko na tej podstawie.
  5. Usługodawca zapewnia dostępność Usługi na poziomie 99% w skali miesiąca. Do niedostępności nie wliczamy przerw serwisowych zapowiedzianych z co najmniej 4-godzinnym wyprzedzeniem (e-mailem albo komunikatem w aplikacji) ani przerw spowodowanych siłą wyższą lub działaniem Klienta.
  6. Usługodawca rozwija Usługę i może zmieniać jej funkcje, jeśli nie pogarsza to istotnie zakresu opłaconych Modułów.
  7. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z jakiegokolwiek tytułu, w tym z umowy i z czynu niedozwolonego, jest ograniczona do szkody rzeczywistej i łącznie do kwoty opłat netto zapłaconych przez Klienta za 3 miesiące poprzedzające zdarzenie, z którego wynika szkoda.
  8. Usługodawca nie odpowiada za: utracone korzyści, szkody pośrednie i następcze, utratę renomy, szkody wynikłe z działań Klienta, Użytkowników lub osób, którym udostępnili dostęp, ani za przerwy i błędy spowodowane siłą wyższą lub awarią sieci poza kontrolą Usługodawcy.
  9. W zakresie dopuszczalnym prawem odpowiedzialność z tytułu rękojmi jest wyłączona; prawa Klienta w razie wad Usługi określają § 9 i ust. 7.
  10. Ograniczenia z ust. 7–9 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których prawo nie pozwala ich zastosować, w szczególności wobec Klientów z ust. 11.
  11. Klient będący osobą fizyczną, która zawiera umowę bezpośrednio związaną ze swoją działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności udostępnionego w CEIDG (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego), korzysta z ochrony przewidzianej dla konsumentów w zakresie: klauzul niedozwolonych, odpowiedzialności za zgodność Usługi z umową oraz prawa odstąpienia od umowy. Wobec takiego Klienta nie stosuje się ust. 7–9 w zakresie sprzecznym z tymi przepisami.
  12. Klient, o którym mowa w ust. 11, może odstąpić od umowy bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od jej zawarcia, czyli od zakupu Usługi po okresie próbnym, wysyłając oświadczenie e-mailem. Jeśli zażądał rozpoczęcia płatnej Usługi przed upływem tego terminu, płaci za Usługę świadczoną do dnia odstąpienia, proporcjonalnie do liczby dni. Pozostałą część opłaty Usługodawca zwraca w ciągu 14 dni tym samym sposobem, jakim ją zapłacono.

§ 9. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące Usługi i rozliczeń Klient zgłasza e-mailem na adres support@say.work albo listownie na adres siedziby Usługodawcy. Ten sam adres e-mail służy do rezygnacji z Usługi (§ 7 ust. 4), odstąpienia od umowy (§ 8 ust. 12) i pomocy technicznej.
  2. Reklamacja powinna zawierać nazwę Firmy, opis problemu, datę jego wystąpienia i dane do kontaktu.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres, z którego ją wysłano.
  4. Uwzględniona reklamacja dotycząca niedostępności ponad poziom z § 8 ust. 5 daje Klientowi prawo do obniżenia opłaty za dany miesiąc proporcjonalnie do czasu niedostępności, rozliczanego na kolejnej fakturze.

§ 10. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. W zakresie danych osobowych, które Klient wprowadza do Firmy, Klient jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. Ten paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO. Nie obejmuje danych, których administratorem jest Usługodawca (m.in. dane osoby zakładającej Firmę, dane logowania i rozliczeń) — te opisuje Polityka prywatności.
  2. Przedmiot i cel. Usługodawca przetwarza powierzone dane wyłącznie w celu świadczenia Usługi: przechowywania, udostępniania Użytkownikom, wykonywania kopii zapasowych, wysyłania powiadomień i pomocy technicznej.
  3. Czas. Powierzenie trwa przez czas świadczenia Usługi oraz okres eksportu i usunięcia danych opisany w § 6 i § 7.
  4. Rodzaj danych i kategorie osób. Dane pracowników, współpracowników i kontrahentów Klienta: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane o zatrudnieniu i umowach, czas pracy, nieobecności, urlopy, kompetencje, wyposażenie, wyniki pracy, a w Module Finanse — dane o wynagrodzeniach i kosztach. Klient nie powinien wprowadzać szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO), chyba że wymaga tego prawo pracy i robi to na własną odpowiedzialność.
  5. Polecenia. Usługodawca przetwarza dane tylko na udokumentowane polecenie Klienta; za takie polecenie uznaje się Regulamin oraz działania Klienta i Użytkowników w Firmie. Jeśli polecenie narusza prawo, Usługodawca niezwłocznie o tym informuje.
  6. Poufność. Do danych mają dostęp tylko upoważnione osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy.
  7. Bezpieczeństwo. Usługodawca stosuje środki z art. 32 RODO, w szczególności: oddzielenie danych każdej Firmy, szyfrowanie połączeń, przechowywanie haseł wyłącznie jako skrótów, szyfrowanie danych finansowych osobnym kluczem Firmy, kopie zapasowe i ograniczenie dostępu do serwerów.
  8. Dalsze powierzenie. Usługodawca nie korzysta obecnie z dalszych podmiotów przetwarzających: Platforma i poczta działają na własnych serwerach Usługodawcy w wynajętej serwerowni Beyond.pl w Poznaniu, a Beyond.pl nie ma dostępu do danych. Klient wyraża ogólną zgodę na dalsze powierzenie w przyszłości. O zamiarze dodania lub zmiany podmiotu Usługodawca informuje z wyprzedzeniem 14 dni; Klient może zgłosić sprzeciw, a w razie jego nieuwzględnienia — zrezygnować z Usługi bez okresu wypowiedzenia. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
  9. Pomoc administratorowi. Usługodawca pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w obowiązkach z art. 32–36 RODO, w zakresie, w jakim nie może on zrobić tego sam w Firmie.
  10. Naruszenia. O naruszeniu ochrony danych Usługodawca zawiadamia Klienta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia, podając informacje z art. 33 ust. 3 RODO, jakie posiada, i uzupełniając je, gdy pozna kolejne.
  11. Audyt. Klient może raz w roku sprawdzić zgodność przetwarzania z tym paragrafem — w pierwszej kolejności na podstawie pisemnych wyjaśnień i dokumentów, a jeśli to nie wystarczy, przez audyt zapowiedziany z 14-dniowym wyprzedzeniem, na koszt Klienta i bez dostępu do danych innych firm.
  12. Koniec powierzenia. Po zakończeniu Usługi Usługodawca udostępnia dane do eksportu, a następnie je usuwa zgodnie z § 7 ust. 5 i 6, chyba że prawo nakazuje ich dalsze przechowywanie.

§ 11. Postanowienia końcowe

  1. Umowa podlega prawu polskiemu.
  2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem przepisów chroniących Klientów, o których mowa w § 8 ust. 11.
  3. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany zakresu Usługi, względów bezpieczeństwa lub zmiany Cennika. O zmianie informuje e-mailem i komunikatem w aplikacji co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie.
  4. Klient, który nie akceptuje zmian, może zrezygnować z Usługi przed ich wejściem w życie; Usługa działa wtedy do końca opłaconego miesiąca na dotychczasowych warunkach.
  5. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna pod adresem say.work/regulamin i przy formularzu rejestracji. W razie rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzyga wersja polska.
  6. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i RODO.
  7. Regulamin w tej wersji obowiązuje od 26 października 2026 r. Klienta wiąże od chwili jego akceptacji w formularzu rejestracji.